직장인이라면 누구나 한 번 쯤은 보고서 작성에 대한 부담과 스트레스를 느껴본 경험이 있을 것입니다. 어떤 직장인은 “진짜 글을 잘 못 써요”라고 고민하고, 또 다른 이는 “어떻게든 작성해서 제출하긴 하는데 잘하고 있는 건지, 또 얼마나 깨질지 불안해요”라며 스트레스를 받습니다. 이처럼 많은 직장인들이 보고서 작성을 어려워하는 이유는 무엇이며, 그럼에도 불구하고 왜 보고서는 중요한 것일까요?
1. 보고서 작성이 어려운 이유
1-1. 매번 다른 새로운 도전
보고서 작성이 어려운 가장 큰 이유는 같은 보고서는 없기 때문입니다. 보고서를 한번 만들고 나면, 다음 보고서 작성할 때 참고는 할 수 있겠지만, 똑같이 다시 제출할 수는 없습니다. 보고의 내용이 바뀌고 내용의 근거로 사용하는 데이터도 시시각각으로 변하기 마련입니다. 이는 마치 매번 새로운 요리를 만들어야 하는 요리사, 하얀 캔버스에 새로운 그림을 그리는 화가 등과 같은 상황입니다.
1-2. 시간의 압박
보고서는 회사 내부적인 문제나 갑작스런 이슈가 발생했을 때 작성해야 하는 경우가 많습니다. 시시각각 변하는 비즈니스 환경에서 예상치 못한 문제가 자주 발생하곤 하는데, 보고서에는 문제 원인, 상황을 나열하기 보다는 이에 대한 해결(대안) 방안이 제시되어야 합니다.
1-3. 독자의 다양한 요구사항
보고서를 받아보는 사람도 각각 성향이 다릅니다. 심지어 같은 내용의 보고서라 하더라도 보고 받는 대상을 고려해서 양식이나 내용을 약간 다르게 구성해야 할 때도 있습니다. 표와 데이터를 중시하는 상사, 간단 명료한 정리를 좋아하는 상사, 보다 상세한 설명을 필요로 하는 상사 등 보고 받는 사람의 마음에 들지 못한다면 같은 내용이라도 전혀 다른 반응을 보일 수 있습니다.
1-4. 기본적인 문제의식 부족
많은 직장인들이 보고서 작성 그 자체에만 매달리기 때문에 어려움을 겪기도 합니다. 고민 없이 문제에 접근한 경우, 알맹이 없는 나열식 보고서가 되기 쉽습니다. 현황, 문제점 도출, 개선 방향, 이슈 등을 중심으로 분석하여 체계적으로 논리를 전개해야 합니다.
2. 보고서 작성이 필요하고 중요한 이유
2-1. 효과적인 의사결정을 위한 핵심 도구
회사는 무형 또는 유형의 이익 및 성과을 창출하기 위해 무언가를 해야 하는데, 이는 곧 끊임없는 의사결정을 한다는 것과 같습니다. 회사의 의사결정은 수익성 또는 회사의 존폐에 큰 영향을 미치기 때문에, 여러 사람의 검토, 협의를 통해 효과적인 의사결정을 하며 그 수단 중 하나가 보고서입니다.
2-2. 개인 역량 평가의 중요한 기준
잘 작성한 보고서 하나가 개인의 역량이나 성과를 평가하는 중요한 기준이 되기도 합니다. 업무 역량과 성과는 우수한데 이를 뒷받침 해주는 보고(서)가 없어서 낮은 평가를 받는 경우도 있고, 업무 역량은 낮은데 오히려 보고나 보고서를 잘 써서 성과에 비해 더 높게 인정받는 경우도 종종 보게 됩니다.
2-3. 조직 내 소통의 기본 수단
조직 안에서 직원들이 업무와 관련된 모든 상황을 공유할 때 약속된 소통 방식 중 하나가 보고서입니다. 수평적인 조직문화라면 소통의 형식에서 자유롭겠지만, 많은 조직들이 기본적으로 수직·상향의 성격을 띠고 있어 절차와 형식이 필요합니다.
3. 보고서를 잘 작성하기 위한 필수 요소
3-1. 체계적인 작성 프로세스
효과적인 보고서 작성을 위해서는 5단계 프로세스를 참고해 볼 수 있습니다.
- [Step1. 쓰는 목적 이해] 이 보고서를 왜 써야 하며, 누구에게 보고해야 하는지 명확하게 이해하는 것이 첫 번째입니다. 그 다음 관련된 자료를 리서치하고 수집한 뒤, 보고서의 전체적인 큰 방향을 정합니다.
- [Step2. 스토리 구성] 보고서를 어떤 흐름으로 전개할지 목차를 정하고, 목차에 따른 자료를 정리합니다.
- [Step3. 초안 작성] 구성된 스토리에 기반해 보고서 목차별로 내용을 구체화합니다.
- [Step4. 검토/보완] 상사 등을 통해 보고서 방향과 내용이 맞는지 사전에 꼭 확인하고 피드백 받습니다.
- [Step5. 마무리/보완] 보고서 내용, 근거 자료 등이 맞는지 확인하고, 맞춤법, 폰트, 자간 등 최종 점검합니다. (마무리해서 보고 하더라도, 보고 받는 대상에 따라 몇 번의 수정과 검토가 반복될 수 있습니다.)
3-2. 핵심 작성 원칙
- 보고 대상 파악하기: 보고 받는 사람에 따라 보고서 내용과 형식이 달라질 수 있습니다.
- 핵심 메시지 담기: 단순한 정보 나열이 아닌 전달하고자 하는 핵심 메시지가 있어야 합니다.
3-3. 논리적 구성과 명확한 표현
- 육하원칙 구성은 기본
- 설득하는 과정에 활용되기 때문에 보고서 내용에 대한 명확한 논리적 근거가 필요
- 어려운 단어보다는 초등학생도 이해할 수 있는 단어 선택
4. 실전에서 도움이 되는 유용한 팁
4-1. 결론 우선 원칙
보고서 도입부에 먼저 1) 전달하고자 하는 결과부터 쓰고 나서 그 결과가 나온 이유 또는 배경에 대해 설명하거나, 2)보고서 핵심 요약을 먼저 소개하면 보고서의 가독성을 높일 수 있습니다.
4-2. 간결함의 미학
보고서 내용은 짧을수록 좋습니다. 검토 시간이 부족한 상사의 이해와 공감을 끌어내기 위해서는 보고 내용이 장황하면 안 되며, 최대한 짧은 분량에 핵심을 담아내는 것이 중요합니다. 앞서 설명드렸지만 보고서 도입부에 말하고자 하는 내용을 요약해서 1~2줄로 기재하는 것도 좋은 방법입니다.
4-3. 독자 중심의 관점
보고서는 소통의 도구입니다. 보고 받는 사람의 입장에서 내용을 구성하고 작성합니다. 그러기 위해서는 보고서 초안에 대한 피드백을 1차로 받는 것이 중요하며, 그 뒤에도 여러 차례 수정하고 다듬는 과정이 필요합니다.
4-4. 자신만의 인사이트 포함
상사의 지시에 따라 보고서를 작성하는 것으로는 부족할 때가 많습니다. 조직 내에서 나의 역할과 성과를 확고히 하려면 보고서 안에 나만의 생각과 인사이트를 포함하는 것이 필요합니다. 이러한 과정과 경험이 쌓일수록 보고서의 깊이 뿐만 아니라, 업무를 보는 관점이 높아질 수 있습니다.
5. 보고서 작성에 도움이 될만한 도서
아래는 실무 경험, 전략적 접근, 논리적 소통이라는 관점에서 보고서 작성 역량을 키우는데 도움이 되고 참고할만한 도서입니다.
| 도서명 | 저자 | 추천 이유 |
|---|---|---|
| 보고 혁명 | 이성윤 | 실무 팀장들의 실제 노하우, 실전 예시, 상사 관점의 보고서 기준 |
| 연봉이 달라지는 실전 보고서 작성법 | 이윤석 | 컨설팅펌 출신 저자의 단계별 실전 프로세스, 템플릿, AI 활용법 |
| 비주얼 로지컬 씽킹 | 야마구치 신야 | 논리적·시각적 커뮤니케이션 방법, 사회 초년생·직장인 필독 |
보고서 작성은 단순한 글쓰기 기술이 아닙니다. 이는 업무 추진 과정에서 필요한 커뮤니케이션 도구이며, 의사결정 과정입니다. 보고서를 잘 쓰기 위해서는 무조건 화려하고 엄청난 스킬이 필요하다고 생각할 수 있는데, 실상은 끊임없는 배움과 경험, 피드백, 반복되는 수정 과정이 필요합니다. 지속적인 경험과 연습, 체계적인 접근을 통해 보고서 작성 역량을 향상 시켜 나간다면, 단순히 업무를 전달하는 도구를 넘어서 자신의 전문성과 가치를 보여주는 강력한 무기가 될 수 있을 것입니다.