왜(WHY)라는 질문은 기획서 작성의 시작입니다. 다양한 이유를 도출해보고, 이를 도식화하다 보면 기획서를 써야 하는 근본 원인에 대해 확인해볼 수 있습니다. 질문을 반복해보고, 문제의 근원을 깊숙이 파고들다 보면 기획서 작성의 뼈대인 문제의 본질적인 원인을 찾는데 도움이 됩니다.
1. 5WHY 기법
1) 기법 소개 및 예시
5WHY는 말 그대로 5번 연속으로 ‘왜’라는 질문을 던져보는 것입니다. 이 문제가 왜 발생했는지에 대해 연속으로 질문해봄으로써 원인불명의 단계까지 내려가 보는 기법입니다. 이 때 질문과 답을 통해 인과관계가 100% 확인이 될 때에만 다음 단계로 진행이 가능합니다.
그렇다면 이런 기법이 왜 필요할까요? 실제 업무상 문제를 해결하는 과정에서는 여러 함정들이 발견되곤 합니다. 가령 실질적인 문제에 대한 분석도 없이 해결 방안을 도출하는 경우, 해결책을 구하는 과정에서 의사결정자 등의 참여가 없는 경우, 새로운 것보다 익숙하거나 쉬운 것을 선택하려는 경우, 해결방안을 결정함에 있어 근본 원인을 찾아내지 못한 경우 등이 대표적인 함정 사례들 입니다.
여기서 문제란 현상과 기대 간의 차이를 말하며, 이러한 차이를 없애려는 것이 문제해결이라고 볼 수 있습니다. 기획서를 작성하는 것도 이와 같이 않을까요? 회사의 문제를 제대로 짚어내서, 보고를 받는 상대방의 기대와 일치 시키는 것. 질문으로 기획서 작성을 시작해 보는 것도 좋습니다.
2) 활용 시 유의사항
5WHY 기법을 활용할 경우, 다음 사항에 유의하며 진행할 필요가 있습니다.
- 질문은 짧고 간결하게 : 문제 상황을 잘 관찰하여 육하원칙에 의거하여 간결한 문장으로 표현해야 합니다. 혹여 문장이 길어지면 2~3 문장으로 나누며, 특정 방향으로 분석이 치우치지 않기 위해 한 문장에 2가지 이상의 사물을 동시에 표현하는 것에 주의해야 합니다. 더불어 현상을 분석하는 과정에서 사람의 주관적인 판단이 개입이 돼서는 안됩니다.
- 누락된 현상 요인은 없는지 꼼꼼히 확인 : 분석의 흐름에 맞춰 특정 요인이 없으면 이 전 현상이 발생하지 않는 것인지 빠진 요인은 없는지 확인합니다.
- 문제에 대한 답이 비정상적인 경우에만 진행하며, 문제 해결 방안이 나올 때까지 반복
- 심리, 주관적 단어보다는 구체적이고 명확한 단어를 사용
3) 참고용 워크시트
서울시공익활동지원센터 NPO도구상점 홈페이지에 5WHY 분석 사용법과 워크시트가 있어서 함께 소개해볼까 합니다. 도구 사용법을 확인하시고 워크시트를 활용해보시면 좋겠습니다.
분석 사용법과 워크시트는 아래 링크를 통해 다운로드 받으실 수 있습니다.
추가적으로 기획서 작성에 대한 어려움, 기획서 종류에 대한 정보가 필요하시면 아래 콘텐츠를 통해 정보를 얻어가실 수 있습니다.
