기획서 작성은 무에서 유를 창조하는 것이기에 대학생, 직장인들이 늘 어려워하는 일 중 하나 입니다. 요즘처럼 넘쳐 나는 정보 속에서 회사, 상사 입맛에 맞는 기획 방향성을 찾고, 이걸 하나의 문서로 간결하게 만들어 낸다는 것이 보통 일이 아닙니다. 시중에 기획서 작성에 관련한 수많은 책과 글들이 있지만, 실제 그것들을 현장에서 바로 적용한다는 것도 결코 쉽지 않습니다. 수많은 기획서, 보고서를 써왔던 저조차 새로운 프로젝트나 상사 지시가 닥치면 어려움이 먼저 앞섭니다. 이번 포스팅에서는 기획서를 재정의 해보고, 그 동안 기획서 작성이 왜 어려웠는지 그 이유에 대해 공유해보고자 합니다.
1. 기획서 재정의
기획을 사전이나 포털 사이트를 통해 검색하면 ‘어떤 일을 꾀하여 계획한다’ 입니다. 여기서 ‘꾀한다’는 말을 다시 찾아보니 ‘어떤 일을 이루려고 뜻을 두거나 힘을 쓰다’라고 되어 있습니다. 여러 사전적 정의들을 정리하면, 결국 기획이란 건 ‘어떤 목표를 세우고 달성하기 위한 계획’이라고 볼 수 있습니다.
“기획서, 상대방을 설득할 수 있는 협상 무기”
그렇다면 기획서는 단순히 기획 내용을 문서로 나타낸 것일 뿐일까요? 기획서는 보이지 않지만 문서를 쓰는 사람 그리고 이걸 검토하고 결정하는 누군가가 존재합니다. 그 누군가는 직장에서 상사가 되겠지요. 그런 점에서 기획서는 보고를 받는 입장에 있는 상대방을 설득하는 협상 무기와 같습니다. 그래야 어떤 질문이 들어와도 뭐라도 받아낼 수 있습니다. 나보다는 상대방의 입장에 서서 기획서를 작성해야 한다는 말이 바로 이 때문입니다.
2. 기획서 작성 어려움 요소
기획서를 작성하는 실무에서 크게 어려워하는 부분을 크게 3가지로 정리해 보았습니다. 물론 직급에 따라, 개인의 성향과 처한 상황에 따라 어려움의 요소는 조금씩 다를 수 있습니다.
1) 왜 쓰지? – 써야 하는 목적
실무에서 기획서 작성은 크게 두 분류로 나눌 수 있습니다. 하나는 자발적 문제 의식에서 출발한 기획서, 다른 하나는 상사의 지시에 의해 어쩔 수 없이 써야 하는 기획서. 써야 하는 목적이 불분명한 경우는 두 번째에 해당될 것이며, 아마 대부분 이 경우가 아닐까 싶습니다. 이 경우, 재직한 회사, 부서가 달성하고자 하는 목표에 대해 먼저 생각해볼 필요가 있습니다. 일단 그 부분에 대한 공감과 이해를 하려고 노력해 본다면, 무얼 쓸 것 인가에 대한 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다.
이러한 공감과 이해는 나에게 업무 지시를 내린 상대방의 의중을 파악해야 한다는 의미이며, 정말 모를 때에는 물어보는 것이 정답입니다. 상대방을 귀찮게 하더라도 질문하는 것을 두려워 하지 마세요. 많은 시간을 혼자서 끙끙 앓다가 그저 나만의 판단으로 기획서 방향성을 잡았다가 다시 처음부터 시작하는 경우가 많습니다. 한번에 완벽하게 끝내려고 하지 말고(결코 그렇게 할 수도 없겠지만), 중간 중간 진행 상황을 서로 체크해 가면서 업무를 진행하는 것이 좋습니다. 그것이 결국은 나의 시간도, 일도 효율적으로 관리할 수 있는 길이 됩니다.
2) 뭘 쓰지? – 방향성
여기서 방향성이라 함은 ‘문제 의식’과 맞닿아 있습니다. 기획안을 쓴다는 건 무엇을 새롭게 만들거나 개선하거나, 있던 걸 없애야 하는 등 조직에 문제가 있거나 중요한 판단이 필요할 때 쓰는 경우가 많습니다. 이러한 문제는 업무 과정에서 내가 혹은 상사의 필요에 의해 인지되기도 하고, 상황 자체가 만들어 주는 경우도 있습니다. 방향성을 스스로 인지한다는 것은 대체적으로 직급이 올라갈수록, 연차가 쌓일수록 만들어지는 경우가 많기 때문에 일을 막 배우는 사회 초년생들이 방향성을 찾는다는 건 매우 어려운 일이기도 합니다. 이런 경우, 기획서 방향에 대해 끊임없는 질문과 상호 간의 확인을 거치는 절차가 매우 중요합니다. 그래야 소위 삽질하는 것을 최소화 할 수 있습니다.
3) 어떻게 쓰지? – 기획서 작성 기술
방향성이 잡혔다면 이제 어떻게 쓸 지가 또 다른 문제로 다가옵니다. 문서 파일 새 창만 띄어 놓고 오랜 시간 고민만 한 적도 많으셨으리라 생각됩니다. 기획서, 보고서 작성 기술과 관련해서는 정말 다양한 책과 노하우들이 검색만 해도 나옵니다. 그렇다고 딱히 정답은 없습니다. 그러나 정말 많이 써보고 부딪혀보면 압니다. 아! 이렇게 하면 상대방이 좋아하겠구나, 한 눈에 보기 쉽겠구나 등 어떻게 써야 할지, 또 어떻게 쓰면 안되는지 알게 됩니다. 개인적으로 1페이지에 요약하고 도식화하는 것을 선호하는데, 이 부분에 대한 정보들을 앞으로 하나 하나 공유해보려고 합니다.
앞에서 말씀드린 도식화는 도형과 선을 통해 전달하고 하는 내용을 일목요연하게 표현한 것입니다. 개인적으로 핀터레스트를 애용합니다. 핀터레스트는 이용자들이 올린 이미지들을 스크랩하고 관리할 수 있는 소셜 네트워크 서비스인데, 이곳에 들어가서 PPT 키워드 검색만 해도 수많은 도식화 샘플들을 볼 수 있습니다. 가장 필요로 하거나 마음에 드는 것이 있다면, 스크랩도 해보고 PPT로 샘플을 직접 만들어보세요! 그것들이 쌓이다 보면, 나만의 포트폴리오가 된답니다.
핀터레스트 홈페이지(https://www.pinterest.co.kr) 바로가기
